Les avantages apportés par l’externalisation du secrétariat

L’externalisation du secrétariat consiste à confier à un tiers certains travaux relatifs au secrétariat de l’entreprise. Ses avantages sont énormes tant sur le plan financier que sur la gestion du temps.

 

Le télé-secrétariat

Avec le développement des technologies d’internet et des techniques de communication, le télé-secrétariat en offshore s’est fortement développé notamment en France. Il permet à une personne d’accomplir différents travaux de secrétariat, comme la saisie manuelle de données, et cela, à distance. C’est dans ce sens que des entreprises décident de déléguer certaines de ses tâches, celles qui ne sont pas directement liées à son activité principale, à d’autres personnes. Ces travaux peuvent aller de la prise en charge des appels téléphoniques à la saisie des documents en passant par la conception des bases de données clients.

 

Le télé-secrétariat pour plus de temps

Externaliser ses tâches de secrétariat revient donc à confier à un prestataire de services ses travaux administratifs. Auparavant assuré par des fournisseurs individuels, ce métier devient la spécialité des agences offshore comme celles localisées à Madagascar. Disposant elle-même de son matériel de travail informatique et de la connexion internet indispensable, l’agence prestataire facilite les échanges d’informations en temps réel. C’est l’une des raisons pour lesquelles cette option permet à une entreprise un gain de temps considérable. En effet, en déléguant à quelqu’un d’autre les tâches secondaires telles que la gestion des appels, la rédaction du courrier, la prise de rendez-vous et autres, un entrepreneur peut se consacrer entièrement au cœur de son métier.

 

Le secrétariat à distance à moindre coût

Comme le télésecrétaire est un travailleur à distance, avoir recours à lui permet à l’entreprise de ne rien dépenser pour les charges sociales ou salariales. En effet, elle n’a plus à gérer les indemnités de précarité ou autres congés payés et maladies. Elle fait ainsi une économie considérable sur ses charges et par la même occasion sur ses coûts locatifs d’infrastructures. Car une entreprise utilisant un secrétaire à distance n’a pas besoin d’investissement en locaux de bureau ou autres matériels de travail, elle se libère de ce type de charge. En outre, elle ne s’engage pas sur une durée déterminée,  mais seulement en fonction de ses besoins soit pour une heure, un mois ou plusieurs années. De ce fait, elle n’a pas à payer des heures de travail,  mais seulement la quantité de travail fini. Elle maîtrise alors la gestion de son budget et de ses dépenses grâce à l’externalisation offshore.